贵州省人口健康基金会档案管理工作制度

　　一、立卷归档范围

　　本单位在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本单位关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交综合协调部档案人员归档。

　　(一)本级文件

　　1.理事会议、办公会议、工作会议、专题会议等的会议记录、会议纪要及会议资料。

　　2.工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

　　3.向上级请示，与其他单位的来往文书等。

　　4.各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

　　5.领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

　　6.各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

　　7.反映本单位重要活动的照片、光碟、录音、录像资料。

　　8.本单位制发的奖状、证书、奖杯、奖章、奖旗、奖品

　　等。

　　9.有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

　　10.重要的群众来信及处理材料。

　　11．基金会编辑、出版的书刊、资料样板。

　　12．基金会(包括上报和下批)干部任免、聘任、干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离（退）休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

　　(二)上级文件材料

　　1．上级有关本单位工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

　　2．各级领导同志、有关专家、国际友人、人民代表、政协委员视察本单位时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

　　3．上级发给本单位的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

　　4．上级报刊刊载有关本单位情况的文章。

　　(三)同级文件材料

　　1．有关单位与本单位联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

　　2．有关单位与本单位签订的合同、合约、协议。

　　3．有关单位与本单位涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

　　4．有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

　　二、定期移交

　　本单位各种门类和载体的档案实行集中统一管理。凡属立卷归档的材料，须按规定定期向综合协调部档案人员移交，任何个人不得将材料据为已有。各部应在每年3月底前将上年需要立卷归档的材料移交综合协调部档案人员进行分类归档。

　　三、存档要求

　　（一）上级下发的文件及其他同级单位文件，须连同公文处理签、文件办理情况等材料一起存档。

　　（二）本单位制发的文件，包括各种通报、材料汇编、出版物等，在成文下发时，由经办部门连同文件底稿一式两份统一存档。

　　（三）领导和指派的人员外出开会带回的文件资料（有保存价值的），由有关同志清理齐全后交综合协调部档案人员存档。

　　（四）各级计生协报送来的文件、材料，包括请示、报告、总结、图标等重要材料，由相关部门办理完毕后交综合协调部档案人员存档。

　　（五）财会档案由财务人员立卷归档。

　　（六）其余文件资料由各部门自行收集归档，并按期向综合协调部档案人员移交。

　　（七）须归档的各类材料，在起草、分类、批办、签注、批示时，要整洁规范，不得用铅笔或圆珠笔书写。

　　四、档案的鉴定和移交

　　（一）根据国家有关保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。档案的鉴定工作，要在本单位领导的领导下，由综合协调部负责人带领档案管理人员按规定进行，必要时可请省档案局指导。

　　（二）销毁失去保存价值的档案须由档案管理人员提出意见，登记造册，经领导批准后，由综合协调部负责人会同档案管理人员在指定地点共同监销，并在销毁清册上签名，登记销毁时间、地点并长期保存清册。

　　（三）对档案进行销毁，须严格掌握，慎重从事，要严格执行保密制度。对过期档案不准擅自销毁，不准做废品出卖。

　　（四）档案人员交流岗位或调动工作时，须在办理完档案移交手续后方能离开岗位。

　　五、档案管理

　　（一）档案管理要做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘等工作；室内不得吸烟、生火，堆放杂物、存放易燃物和视频；档案管理人员要经常测定和记录档案室温度、湿度，定期检查档案保管情况，防止档案丢失和虫咬鼠伤等情况发生。

　　（二）查阅档案要履行借阅、登记手续。

　　（三）查阅利用档案材料，一律不得涂改、拆散、撕毁。档案材料一律不外借。